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L’impatto della comunicazione organizzativa sulle performance aziendali (+6 casi studio)

All’interno dell'azienda un ruolo di fondamentale importanza è ricoperto dalla comunicazione organizzativa, cioè da quella parte di comunicazione che si rivolge ai dipendenti. Parola chiave di questo tema è proprio l’engagement dei collaboratori, inteso come partecipazione attiva alla vita dell’azienda. 

Una partecipazione a 360° che prevede il coinvolgimento sia ai successi che agli sforzi dell'organizzazione e che, alla luce dell’attuale situazione pandemica, è diventata ancora più necessaria ma complessa da raggiungere.

Ne abbiamo parlato in uno degli ultimi Webinar Mignon con Andrea Rizzi, consulente manageriale in Inner e questo post ne riprende i punti principali. In coda potrai vedere 6 esempi concreti di come strumenti digitali hanno aiutato le organizzazioni nel presidiare la comunicazione verso i dipendenti.

 

Perché un team più coinvolto lavora meglio

Poter contare su un clima interno favorevole, focalizzato sulla motivazione, sulla condivisione e sulla partecipazione è estremamente importante. Infatti, gli effetti positivi di una buona comunicazione organizzativa si ripercuotono in modo significativo sulle performance aziendali, anche in termini di efficacia commerciale.

Secondo i dati raccolti dalla ricerca Gallup 2020 sull’argomento, l’engagement all’interno dell’ambiente aziendale permette una riduzione in quote considerevoli di assenteismo, turn over, infedeltà, difetti di qualità e addirittura di incidenti sul lavoro. I benefici immediati e consistenti riguardano, invece, l’incremento del numero di clienti, della produttività e della redditività.

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Le 3 strade per una comunicazione interna che funziona

Esistono tre modi per aumentare l’engagement del personale all’interno dell’azienda:

  • assicurare un ambiente lavorativo di qualità e identitario, in cui i valori siano ben chiari e definiti, che promuova la crescita e che sia centrato sulla persona;
  • creare un modello di leadership coerente rispetto ai valori aziendali, chiaro e condiviso e che permetta la gestione dell’attività aziendale prestando attenzione anche agli aspetti relazionali;
  • garantire l’elemento centrale per migliorare il coinvolgimento del personale, ossia una comunicazione interna di qualità: governata, coerente e continua.

Tutto ciò serve per evitare di incorrere in situazioni di confusione, smarrimento, sfiducia e frustrazione da parte dei propri collaboratori. O, nel caso in cui ci si trovi attualmente, per uscirne il prima possibile.

 

comunicazione organizzativa interna attraverso i social media, il caso virgin

Qui sopra vediamo un esempio interessante di gestione della comunicazione interna su LinkedIn, offerta dal fondatore di Virgin Group, Richard Branson. In questo caso la sua comunicazione non è rivolta solo al resto del mondo ma anche ai suoi 17.000 dipendenti. Quando, come in questo caso, l’organizzazione è di ampie dimensioni si avverte la necessità di veicolare i messaggi ai propri collaboratori anche attraverso strumenti social. Lo stesso hashtag #VirginFamily, visibile nella descrizione della pagina LinkedIn dell’azienda, esprime molto bene l’idea del sentirsi parte di una grande famiglia aziendale.

 

Un modello per strutturare la comunicazione interna 

È necessario dotarsi di un vero e proprio modello di comunicazione organizzativa per dare una struttura solida alla comunicazione interna, senza lasciare nulla al caso. I suoi elementi sono cinque:

  • obiettivi
  • ruoli e responsabilità
  • contenuti
  • strumenti
  • canali/tecnologie

 e rispondono a quattro fondamentali domande (perché, chi, cosa e come).

 

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L’osservazione di questo modello permette di creare una comunicazione chiara che raggiunge un obiettivo efficace, riflettendosi anche in termini di efficienza produttiva. Non bisogna dimenticare quanto sia importante riuscire a mantenere un allineamento tra i contenuti che vogliamo esprimere, gli strumenti che utilizziamo per veicolarli e i canali su cui viaggeranno.

In un’ottica di costante condivisione, la comunicazione organizzativa permette di raggiungere tre obiettivi:

  1. in un ambito di comunicazione strategica, indirizzare e coordinare in modo chiaro la visione aziendale;
  2. permettere il buon funzionamento dell’intera organizzazione aziendale donandole efficienza e allo stesso tempo garantendo efficacia all’attività dei dipendenti;
  3. far crescere le competenze e la professionalità dei collaboratori, sviluppando quindi l’aspetto culturale dell’azienda.

 

Una comunicazione continua

Non bisogna mai dimenticare di assicurare continuità alla comunicazione interna. I nostri collaboratori devono sentirsi partecipi della vita aziendale e non devono essere lasciati da soli, altrimenti si rischia di cadere proprio in quelle situazioni di frustrazione e di disagio che dobbiamo cercare di evitare a qualsiasi livello.

In un momento difficile come quello vissuto in questo ultimo anno, la comunicazione organizzativa ha assunto un’importanza ancora maggiore. Si potrebbe affermare che oggi più che mai la sfida della comunicazione interna deve essere raccolta da tutte le aziende. 

Se la necessità di essere fisicamente distanti sembra porre dei limiti alla condivisione , è altrettanto vero che grazie agli strumenti digitali in nostro possesso possiamo comunque instaurare una relazione continua, solida e all’insegna dell’empatia.

 

Strumenti e piattaforme digitali per la comunicazione interna: 6 esempi 

Per ognuno dei tre obiettivi della comunicazione organizzativa vi proponiamo alcuni casi studio da cui trarre ispirazione. Si tratta di nostri clienti o di soluzioni adottate al nostro interno.

 

1. Una nuova identità basata sulla condivisione, il caso IQT Consulting

Il bisogno specifico di IQT Consulting era quello di realizzare una forte comunicazione interna basata sull'identità dell'azienda. Questo perché uno dei target primari dei discorsi aziendali è proprio il target interno.

Quindi, per ridefinire l’identità di brand nell’ottica di una maggiore coerenza, la prima domanda da porsi è stata: IQT Consulting, Infrastructural Network Engineering è l’identità attuale dell’azienda? Esprime la visione dei titolari, dei soci ma anche dei collaboratori e dei dipendenti dell'azienda?

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Dopo aver individuato l’elemento in comune tra i quattro settori di riferimento di IQT, la nuova identità è stata definita grazie a un nuovo logo che comunicasse il principio di condivisione alla base dell’offerta aziendale.

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L’idea della condivisione espressa nel claim Power to share ha accompagnato la realizzazione di tutti gli strumenti aziendali e la revisione sia grafica che identitaria delle quattro Business Unit in cui si articola l’azienda. L'identità di brand non si è più divisa in cinque loghi diversi ma in uno solo.

In questo modo è stato possibile rafforzare un’identità che era già presente all'interno dell'azienda ma che non era ancora stata comunicata in maniera efficace. I collaboratori, infatti, si sono subito riconosciuti in questa ridefinizione dell'identità e si sono sentiti pienamente rappresentati dal nuovo logo.

 

2. Condividere dati e procedure per allineare il team: la soluzione offerta da HubSpot

Siamo qui nell'ambito del secondo obiettivo strategico della comunicazione organizzativa: far funzionare in modo efficiente la macchina aziendale e tutti i suoi meccanismi interni.

Ormai per le aziende è diventato fondamentale trasferire e contenere i propri dati commerciali in cloud da mobile in modo sicuro e condiviso. Il tool che utilizziamo a questo fine è HubSpot, che consente all’azienda di lavorare su vari fronti digitali: marketing, commerciale e post-vendita.

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Da remoto è possibile vedere task quotidiani, contatti e relativi dettagli. Tutte queste informazioni sono consultabili direttamente dallo smartphone, senza il bisogno di utilizzare il cartaceo, e soprattutto in maniera sicura e aggiornata.

Il bisogno a cui risponde HubSpot è proprio quello di condividere procedure e dati in cloud, in tempo reale e in modo sicuro. La pandemia Covid-19 ha evidenziato questa necessità e accelerato la conversione di molte aziende a strumenti digitali simili.

 

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È bene ricordare che questi strumenti forniscono molti report ma non possono rimanere privi di indicazioni. Perciò forniamo alle aziende dei manuali per spiegare come realizzare le azioni commerciali definite. Queste stesse indicazioni possono diventare degli strumenti automatizzati all’interno della piattaforma: il sistema replica a livello digitale la filosofia commerciale che vogliamo applicare, automatizzandone una parte.

 

3. La app per la rete vendita, il caso MySource di Effer

Un secondo esempio utile per comprendere come garantire efficacia all'attività dei dipendenti è costituito da My Source, app realizzata da Sinfonialab per Effer.

Il problema da risolvere era la stampa di decine di migliaia di brochure di prodotto da inviare in tutto il mondo. La nostra soluzione è stata lo sviluppo di un’applicazione dedicata alla rete vendita che consente di creare delle brochure in tempo reale a partire dai dati a disposizione dell’azienda

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La condivisione è istantanea e il commerciale può creare una brochure personalizzata, stampabile e condivisibile, basata su un determinato modello, con foto e dettagli produttivi di suo interesse. In questo modo è possibile presentare al cliente una soluzione molto specifica e mirata, sempre aggiornata in tempo reale.

 

4. Personalizzare la trattativa commerciale, il caso MG

La logica alla base del progetto svolto insieme a MG è stata, anche in questo caso, orientata a rendere più efficiente il lavoro dei collaboratori. Personalizzare la trattativa commerciale in modo veloce e immediato è ora possibile per i commerciali dell'azienda, grazie all’app che abbiamo sviluppato.

Grazie a un test di personalità iniziale, si può non solo condurre la trattativa in modo efficace ma anche evidenziare le esigenze del cliente target di riferimento. I punteggi restituiti al commerciale permetteranno di realizzare una brochure specifica, ottenuta proprio grazie alle risposte fornite al questionario. Sulla base di queste, infatti, l’applicazione è in grado di individuare il prodotto più adatto al futuro cliente.

 

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5. Una piattaforma per garantire community e formazione: il caso Resphira

Per quanto riguarda il terzo e ultimo obiettivo della comunicazione organizzativa, un esempio di promozione e gestione digitale della comunicazione interna è dato dalla piattaforma che abbiamo realizzato per Resphira (azienda ora acquisita da Fassa Bortolo). In questo caso lo sviluppo si è mosso in due direzioni, per garantire sia la crescita orizzontale sia quella verticale.

La crescita a livello orizzontale è stata assicurata grazie alla creazione di una community tra i rivenditoriu, all’interno della quale i collaboratori a qualsiasi livello potevano scambiarsi informazioni, buone prayiche, visualizzare i profili altrui, utilizzare la bacheca per inviare messaggi visibili a tutti e creare progetti comuni.

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A livello verticale, invece, l’azienda metteva a disposizione una piattaforma di e-learning, contenente diversi strumenti di formazione. Dai video alle risorse scaricabili, tutto il materiale consultabile era indirizzato all’auto-apprendimento da parte della rete interna dell’azienda.

 

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6. La condivisione di videocorsi, il caso Archicad Academy

Anche nel caso di Graphisoft e della sua Archicad Academy siamo di fronte a una piattaforma che garantisce la formazione per accrescere le competenze delle persone, anche con soluzioni a pagamento.

In questo caso lo strumento e ancora più evoluto, grazie a videocorsi strutturati e pensati per tipologie di utenti diversi.

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Per tirare le fila

In conclusione, la comunicazione organizzativa è un aspetto fondamentale della vita di un’azienda e, se gestita in bene, può migliorare in modo netto le performance.

Gli obiettivi perseguibili in quest’ottica sono tre:

  • l’indirizzo aziendale;
  • l’efficienza;
  • la crescita identitaria e il coinvolgimento.

Per gestire al meglio tutte queste dinamiche è utile affidarsi al modello di comunicazione organizzativa che individua:

  • obiettivi
  • ruoli e responsabilità
  • contenuti
  • strumenti
  • canali/tecnologie

Infine, grazie agli strumenti digitali a nostra disposizione, standard o sviluppati ad hoc, oggi la distanza fisica non deve più spaventare perché siamo in grado di coordinare e ottimizzare la comunicazione interna anche da remoto.

Scritto da Sinfonia il 9 aprile 2021

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